Mitä ovat laskutusohjelmat ja mitä hyötyä niistä on?

Yrittäjänä, keikkatyöläisenä tai freelancerina toimiville laskutusohjelmat ovat varmasti tulleet tutuiksi joko enemmän tai vähemmän. Laskutusohjelmat on tarkoitettu nimenomaan henkilöille, jotka tavalla tai toisella joutuvat laskuttamaan asiakkaita tehdystä työstä. Palkkatyössä olevat henkilöt eivät yleensä näitä ohjelmia tarvitse. Laskun voi tehdä yksinkertaisimmillaan esimerkiksi Excelillä, Wordilla tai muulla tekstinmuokkausohjelmalla, jonne laskutuspohjan voi tallentaa, jolloin sitä on helpompi muokata laskutustietojen pohjalta. Tämä voi olla esimerkiksi aloittelevalle yrittäjälle hyvä vaihtoehto, mutta töiden ja asiakasmäärien kasvaessa voi olla kannattavaa harkita laskutusohjelman hankintaa.

Miten laskutusohjelma toimii?

Suurin osa tämän päivän laskutusohjelmista on pilvipalveluita ja tietokoneelle ladattavat ohjelmat ovat käymässä harvinaisemmiksi. Laskutusohjelmista löytyy sekä ilmaisversiota että maksullisia versioita. Maksullisilla versioilla on yleensä monipuolisempia ominaisuuksia, mutta ilmaisversiokin voi toimia erinomaisesti esimerkiksi pienyrityksillä ja toiminimillä ja sen hankkiminen on yllättävän helppoa. Kun oikea ohjelma on löytynyt, yrittäjä luo itselleen käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä täyttää vaadittavat yrityksen tiedot (esimerkiksi yrityksen nimi, Y-tunnus ja osoite) profiiliinsa. Ohjelman käyttämiseksi ei siis tarvita kuin tietokone tai mobiililaite Internet-yhteydellä varustettuna. Varsin helppoa eikö?

Miksi laskutusohjelman käyttö kannattaa?

Laskutusohjelman käyttö auttaa yrittäjää säästämään paljon aikaa sekä varmistamaan, että asiakas maksaa laskunsa ajoissa. Laskutusohjelmiin voi tallentaa nopeasti valmiiksi täytettyjä laskupohjia, sekä asiakkaiden tietoja, jotka ohjelma täyttää automaattisesti syöttämällä esimerkiksi pelkän Y-tunnuksen. E-laskujen suosiminen nopeuttaa lisäksi maksuprosessia, kun lasku menee suoraan oikealle henkilölle käsiteltäväksi eikä huku kiireisten asiakkaiden tai suurten yritysten valtavaan sähköpostien tulvaan. Laskutusohjelma huolehtii automaattisesti siitä, että laskuttaja täyttää oikeat tiedot sekä vahvistaa aina tilinumeron ja pankkitiedot ennen laskun lähettämistä toisin kuin käsin tehdyt laskut, joissa tietojen ja erityisesti pitkien tilinumeroiden täyttäminen vaatii keskittymistä.

Mitä ominaisuuksia laskutusohjelma tarjoaa?

Laskutusohjelmien ominaisuudet riippuvat paljolti kyseisestä palvelusta. Ilmaisversiot tarjoavat aina vähemmän ominaisuuksia sekä rajoitetun määrän laskuja kuukaudessa/vuodessa. Premium-versioilla laskutusohjelmasta voi saada monipuolisia hyötyjä erityisesti silloin, kun laskutettavia asiakkaita on useita kymmeniä. Hinnat vaihtelevat palveluittain, mutta premium-versiot maksavat edullisimmillaan noin 10-20 euroa kuukaudessa.

Yhteisiä ominaisuuksia suurimmalle osalle maksullisista laskutusohjelmista Suomessa on muun muassa ilmainen suomenkielisen asiakaspalvelu, useampi mahdollinen lähetystapa (esimerkiksi sähköposti, perinteinen posti, e-lasku, WhatsApp tai Dropbox), maksuhuomautukset, kuukausiraportit ja laskukoosteet, varmuuskopiot, henkilökohtaiset tervehdykset, laskun uudelleenlähetys, hyvityslasku, viivakoodien luominen, laskutus kotimaahan ja ulkomaille sekä automaattinen asiakas- ja laskutustietojen täyttäminen ja tallentaminen. Monet laskutuspalvelut tarjoavat sekä ilmaisversion että maksullisen version ja nämä maksulliset versiot tarjoavat usein 15-30 päivän ilmaisen kokeilun, jotta yrittäjä voi huoletta kokeilla käytännössä maksullisen palvelun lisäominaisuuksia ja päättää rauhassa, onko maksullisesta versiosta hyötyä omassa yritystoiminnassa.

Miten löytää itselleen paras laskutusohjelma?

Ennen laskutusohjelman ja erityisesti maksullisen version hankintaa on tärkeää vertailla useita eri laskutusohjelmia toisiinsa. Maksullinen versio ei aina ole synonyymi hyvälle laskutusohjelmalle ja hinta/laatu-suhteen tulee olla kohdillaan. Yrittäjän on tärkeää tunnistaa ja listata ylös kaikki ominaisuudet, joita hän etsii ja tulee tarvitsemaan ohjelmalta. Vastaako laskutusohjelman tarjoamat käyttötarkoitukset niitä ominaisuuksia, joita yrittäjä tarvitsee? Millaiset maksu ja peruutusehdot palvelu tarjoaa ja miten laskutusohjelma vaikuttaa yrityksen koko budjettiin? Onko maksullinen versio ehdoton, vai olisiko tarpeen kokeilla palvelun ilmaisversiota ennen lopullista päätöstä?

Parhaimmillaan laskutusohjelma on kiireiselle yrittäjälle aikaa säästävä ja luotettava apuri. Loppujen lopuksi yrittäjän leivän pöytään tuo asiakas ja mikäli asiakas ei maksa laskujaan ajallaan tai väärin täytetyt laskut palautetaan yrittäjälle, aikaa hävitään turhaan ja mikä tärkeintä, rahat eivät ilmesty tilille päivänä, jolloin niille olisi jo muuta käyttöä. Mikäli laskutuksia alkaa kertyä useampi kymmenen kuussa, voi laskutusohjelman hankkiminen olla ihanteellinen vaihtoehto yrittäjän kirjanpidon ja laskutuksen ylläpitoon.